Llevar el control económico de tu actividad es clave para cualquier autónomo, pero si te dedicas a hacer reformas en viviendas, la cosa se complica: materiales, facturas, subcontratas… y varias obras en marcha al mismo tiempo.

Uno de los errores más comunes es mezclar ingresos y gastos de diferentes proyectos, lo que dificulta saber qué obra ha sido rentable y cuál no. En este artículo te explicamos cómo separar la contabilidad de cada obra sin volverte loco (y sin necesidad de ser empresa).

¿Estoy obligado a separar la contabilidad por obras?

No. Como autónomo, Hacienda solo te exige llevar un libro de ingresos y uno de gastos (ya sea en estimación directa o en módulos). No tienes que presentar cuentas por obra. Pero hacerlo por tu cuenta te ayuda a tener control real de tus beneficios, a evitar errores y a justificar costes si surge cualquier revisión.

Métodos prácticos para separar tus obras

1. Llevar un Excel por cada obra

Puedes crearte una hoja de cálculo sencilla por cada cliente u obra. ¿Qué debes anotar?

• Nombre y dirección de la obra

• Fecha de inicio y finalización

• Presupuesto acordado

• Facturas emitidas

• Facturas recibidas y gastos (materiales, personal, alquileres…)

• Resultado final: beneficio o pérdida

Este método es económico, flexible y no requiere software. Si lo necesitas, en KVF Consulting te facilitamos una plantilla adaptada.

2. Usar un programa de facturación con etiquetas

Si trabajas con un software como Contasimple, puedes asignar etiquetas o notas a cada ingreso y gasto. De esta forma, luego puedes generar informes filtrados por obra y ver en segundos cuánto has ganado o gastado en cada proyecto.

Programas más avanzados (como Holded o Cegid) también permiten agrupar operaciones por “proyectos”, “clientes” o “centros de coste”.

3. Numeración diferenciada (opcional)

No es obligatorio por ley, pero puede ayudarte usar una numeración de facturas interna por proyecto, por ejemplo:

• REF2025-001 → para obra Calle Toledo

• REF2025-101 → para obra Calle Mayor

Esto se puede usar como campo adicional o nota, sin romper la numeración global legal. Es útil para localizar más rápido qué factura va con qué cliente.

4. Tickets y compras con identificación

Cuando compres materiales para varias obras, puedes:

• Pedir facturas separadas por obra al proveedor.

• O apuntar manualmente en el ticket a qué obra corresponde (ej. «para obra Calle Segovia»).

Esto facilita muchísimo luego identificar qué materiales van con cada cliente y hacer tu propio cálculo de beneficio real.

5. Subcuentas contables internas

Si trabajas con una asesoría (como KVF Consulting) que lleva tu contabilidad de forma completa, se pueden crear subcuentas analíticas por obra o cliente, de forma que tu balance mensual ya te indique qué proyectos van bien y cuáles se están comiendo el beneficio.

Ventajas de llevar este control

• Sabes qué obras te generan más beneficios.

• Puedes ajustar mejor tus presupuestos futuros.

• Te ayuda a justificar costes en caso de inspección.

• Evitas duplicar gastos o cometer errores con el IVA.

• Puedes delegar más fácilmente si amplías tu equipo o subcontratas.

¿Necesitas ayuda con la contabilidad de tus obras?

En KVF Consulting te ayudamos a poner orden en tus números. Te ofrecemos:

Plantillas personalizadas por obra
Configuración de etiquetas en tu software
Asesoría fiscal y contable especializada en reformas
Presentación de impuestos adaptada a tu actividad

Escríbenos por WhatsApp al 650 909 261 o visita kvfconsulting.es para una primera consulta gratuita.